Dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan yang dilakukan
oleh manajer ataupun atasan maka perIu dilakukan tahapan atau proses
pengawasan. Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan
yaitu:
1.
Menetapkan
Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang
pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam
proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini
adalah menentukan standar.
2.
Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau
mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
3.
Memperbaiki
Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan
perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Sedangkan menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116)
proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1.
Menentukan
standar atau dasar bagi pengawasan.
2.
Mengukur
pelaksanaan
3.
Membandingkan
pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4.
Memperbaiki
penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses
pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan. Hal
pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan standard perencanaan sehingga
dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
Hal berikutnya yang perlu dilakukan adalah mengukur kinerja
pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat
atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara
optimal. Kemudian setelah menetapkan standar dan mengukur kinerja maka hal yang
perlu dilakukan adalah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah
membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah ditetapkan. Dan yang
terakhir adalah melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi.
13.3 Pentingnya Pengawasan
Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek
dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna
mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat
fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya
pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan,
baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya
:
·
Perubahan
lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi
terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan
pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer
mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga
mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan
perubahan yang terjadi.
·
Peningkatan
kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang
lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin
kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan
fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
·
Meminimalisasikan
tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat
secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota
organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi
kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
·
Kebutuhan
manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila
manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu
sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah
bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem
penga-wasan.
·
Komunikasi
·
Menilai
informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah
terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan
koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
0 komentar:
Posting Komentar