KOMPUTER PADA DUNIA USAHA

Informasi dalam berbagai hal menjadi amat penting bagi semua bentuk perusahaan. Kegagalan suatu perusahaan untuk mencerna informasi akan berakibat kepada lemahnya daya saing perusahaan tersebut terhadap perusahaan lain yang sejenis. Kecepatan dunia usaha beradaptasi dengan teknologi komputer, khususnya di Amerika berjalan dengan sesuai dengan perkembangan komputer itu sendiri. Karena bagi pengusaha penggunaan komputer diharapkan dapat meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi kerja mereka.

Pada tahap awal mereka menggunakan komputer untuk data administrasi yang sarat dengan perhitungan angka seperti pembukuan untuk penerimaan dan pengeluaran, daftra gaji dan penagihan. Selain kemampuan komputer untuk mengolah data yang cukup besar juga membawa masalah baru seperti penyediaan tenaga ahli, pendidikan staf perusahaan serta resahnya sebagian dari personalia perusahaan akan terjadinya pemutusan kerja. Tetapi sedikit demi sedikit persoalan tersebut dapat diatasi. Para pengusaha berusaha untuk beradaptasi dengan komputer hingga akhirnya komputer mendapatkan tempatnya di dunia usaha.

Perkembangan Pengolahan Data

Pada akhir tahun enam puluhan, komputer telah banyak dipakai di perusahaan-perusahaan Amerika diantaranya untuk membantu menangani pengolahan data Administrasi Personalia, Pembukuan, Inventaris barang, Pembelian dan Penjualan, dan lain-lain.

Melihat aplikasi komputer pada bidang ini mengakibatkan para pengusaha melihat kesempatan yang lebih besar untuk meningkatkan pemanfaatan informasi. Kendali perusahaan menjadi lebih baik, dengan tersedianya data yang diperlukan.

Sejalan dengan perkembangan teknologi komputer, jenis aplikasi pengolahan data pun semakin meluas, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Evolusi Pengolahan Data

        Cyrus Gibson dan Richard Nolan dari Harvard, keduanya adalah ahli sistem informasi bisnis mengemukakan pendapatnya bahwa perkembangan pengolahan data di dunia usaha mengikuti kurva-S .

  Tahap 1                   Tahap 2        Tahap 3                     Tahap 4

  Penghematan      Perluasan         Aplikasi baru             Aplikasi

  biaya.                aplikasi.                             Pengendalian.          basis data.

  Daftar gaji                Aliran Uang.              Kendali                      Model simulasi

  penerimaan                                     pembelian                 akses data

  pengeluaran                                                                        secara langsung

  tagihan.                    Pendanaan                                       On-line

                                    ramalan                                             

                                    inventaris

                                    penjualan.

Keterangan:

Tahap 1         :	Menggambarkan tahap awal perkembangan aplikasi. Sebagian tugas manusia diambil alih oleh komputer.  Tujuan utama adalah untuk penghemat biaya.
Tahap 2         :	Keberhasilan dari tahap pertama merupakan konsekuensi logis dari penggunaan komputer yang dimanfaatkan untuk kecepatan dan ketelitian yang tinggi, sehingga perluasan aplikasi komputer diperlukan untuk membantu bidang pekerjaan yang lain.
Tahap 3 dan 4 :	Merupakan tahap dimana pengembangan aplikasi dilakukan untuk menangani bidang-bidang yang belum pernah dikembangkan sebelumnya. Komputer benar-benar dimanfaatkan untuk bekerja sesuai kapasitasnya

Hal yang mendukung

Model  Simulasi  :  

Salah  satu  alat  yang  ampuh  bagi   ilmu pengetahuan dan industri untuk mempelajari keadaan akan  sistem yang rumit, dimana penggambarannya secara matematik amat sukar untuk dilakukan secara manual. Perusahaan mencoba mempelajari faktor yang kritis pada proses produksi dengan menentukan besaran-besaran yang disesuaikan dengan keadaan yang nyata. Sehingga model yang dibuat dapat memberikan yang realistis dari sistem yang dipelajari.

Model Perencanaan Keuangan :

Sangat tergantung dari Ilmu Matematik yang rumit untuk meramalkan kejadian jangka menengah dan panjang. Perencanaannya memerlukan keahlian matematika, keuangan dan pemrograman. Para Pengusaha dapat memanfaatkan model perencanaan keuangan untuk menguji berbagai keadaan, sehingga perencanaan dapat dilakukan dengan cermat.

Sistem hubungan langsung (On-line system).

Sistem ini memungkinkan hubungan langsung terjadi antar komputer, informasi dapat diambil setiap saat. Institusi/Perusahaan yang banyak memanfaatkan sistem on-line ini adalah perbankan.

Perkembangan aplikasi pengolahan data di perusahaan menimbulkan beberapa persoalan. Bila pada awalnya organisasi pengolahan data berada di bawah bagian keuangan, karena perluasan aplikasi, akhirnya menjadi bagian tersendiri dari perusahaan (yang sekarang disebut dengan EDP=Elektonik Data Prosesing ).

Tahap pertama pengembangan ditandai dengan dipekerjakannya tenaga pengolahan data klasik, seperti operator, pemrogram dan sistem analis. Sejalan dengan berkembangnya aplikasi dan teknologi komputer, jenis pekerjaan menjadi bertambah banyak. System Programmer, Spesialis komunikasi data, spesialis basis data spesialis jaringan internet dan design web, merupakan profesi baru yang banyak diperlukan di pusat pengolahan data.

Kesenjangan keahlian yang semakin lebar, secara psikologis menimbulkan beban pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi mereka yang tidak berkecimpung dalam pengolahan data. Mereka merasa takut seolah-olah bidang pekerjaan mereka diambil alih oleh komputer. Kadang timbul sikap defensif menentang arus perkembangan. Gejala semacam ini melanda negara maju pada awal dasawarsa enam puluhan.

Pandangan ke depan :

        Pada tahun 1979, James Martin seorang pengarang buku dan konsultan pengolahan data tingkat internasional, membuat prediksi sebagai berikut :

Sebagian  besar  dari perkembangan  aplikasi  komputer  dalam dunia usaha  pada masa mendatang  akan  berlandaskan  kepada teknologi basis data (database technology) yang akan  saling terhubung melalui jaringan komputer. Otomasi perkantoran akan terhubung dengan jaringan ini.

Dari prediksi James Martin tersebut sudah nampak pada saat ini. Adanya jaringan basis data internasional seperti telnet, otomasi perkantoran juga sudah berkembang pesat, PC sudah berperan baik dikantor ataupun dirumah, dimana mereka sudah dapat saling berhubungan.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Salah satu definisi SIM yang diberikan oleh Gordon B Davis adalah sebagai berikut :

Suatu  sistem terpadu antara manusia dan mesin  yang menyediakan informasi  untuk  mendukung kegiatan operasional, manajemen  dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem  mem­pergunakan komputer baik perangkat keras maupun perangkat  lunak, prosedur dan tata kerja manajemen dan juga basis data.

Piramida SIM

 

      SIM

untuk

 pengambilan

 keputusan yang

bersifat strategis

 

SIM

Perancangan   taktis   dan

pengambilan   keputusan

 

SIM

perancangan operasi

pengambilan keputusan dan pengendalian

 

Pengolahan transaksi

pelayanan permintaan informasi

Dari struktur piramida diatas dapat dijelaskan bahwa, pada tingkat bawah umumnya memerlukan banyak  waktu  pengolahan, karena banyaknya permintaan informasi.

Pada  tingkat ke-dua permintaan informasi dilakukan untuk menunjang kegiatan perencanaan operasional, pengambilan keputusan  dan pengendalian perusahaan sehari-hari.

Pada tingkat ke-tiga SIM menyediakan informasi bagi para pengelo­la perusahaan untuk pengambilan keputusan yang bersifat taktis.

Pada  tingkat tertinggi SIM menyediakan informasi  bagi pimpinan perusahaan, menyangkut informasi strategis yang diperlukan untuk menentukan langkah perusahaan selanjutnya.

Piramida  SIM terdiri atas data yang berjumlah besar,  untuk  itu diperlukan suatu cara untuk menyusun data secara teratur sehingga memudahkan proses pengambilan data kembali, manajemen basis  data (Data Base Management) merupakan salah satu cara untuk melaksana­kannya.

Pada  SIM  informasi  akan selalu tersedia  pada  setiap  tingkat pengelola sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

Pada tingkat rendah informasi sifatnya telah siap pakai.

Pada tingkatan pengelola informasi harus disajikan setelah mengalami berbagai  proses, untuk mendapatkan  gambaran  yang  lebih menyeluruh.

Proses  pengolahan  dan penyebaran informasi  pada  SIM  sifatnya menyeluruh disebut juga dengan sistem secara total (Total  System Approach).  Artinya  informasi  akan mengalir  dari  pusat  data, diolah oleh komputer untuk disebarkan keberbagai tingkatan.

Sifat pendekatan sistem secara total ini, mengakibatkan  pengola­han  data terdistribusi yang kurang  dikehendaki  oleh  beberapa ahli.  Mereka berpendapat bahwa informasi harus  terpusat, untuk menjaga integritas data.

Akan  tetapi penyimpanan informasi secara terpusat  akan menemui beberapa kendala diantaranya :

    

-  Diperlukan Seorang ahli informasi yang bertanggung jawab  terhadap

­    integritas data secara keseluruhan.

-  Informasi yang disimpan terus membengkak dan  sifatnya

    kurang penting, akibatnya pengolahan informasi menjadi kritis.

-  Komputer menjadi lambat terhadap permintaan informasi.

Untuk  mengatasi hal tersebut timbul suatu pemikiran  untuk mendistribusikan pengolahan data.

PENGOLAHAN DATA TERDISTRIBUSI

Keuntungannya :

- Memungkinkan untuk dicapainya tujuan yang berbeda di antara unit-unit    

   perusahaan.

- Masing-masing pengelola dapat mengendalikan pengolahan data      

   mereka, sesuai dengan kebutuhan lokal.

- Menjamin tersedianya informasi yang beraneka ragam, untuk proses  

   pengambilan keputusan para pengelola pada tingkat yang lebih tinggi.

Kerugiannya :

-  Sulitnya menjaga integritas data dalam SIM

-  Data terpusat menjadi kurang mutakhir, karena adanya pengolah lokal

-  Kesenjangan nilai data akan merugikan SIM secara keseluruhan

KANTOR MASA DEPAN

Dasar  pemikiran  timbulnya gagasan  otomasi  perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan  hal-hal yang tidak produktif, antara lain :

-  Banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka

   arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan.

-  Para Sekretaris sangat sibuk dengan tugas administratifnya.

Hal-hal  tersebut  diatas  ternyata dari  sudut  efisiensi  kerja sangat merugikan. Tanggapan  mengenai  masalah diatas  adalah  dengan memanfaatkan komputer  untuk melakukan beberapa pekerjaan kantor. Diantaranya adalah masalah pengaturan arsip yang disimpan secara elektronis. 

Keuntungan arsip elektronik :

- Mudah dikirim ke bagian-bagian yang membutuhkan, melalui jalur 

  komunikasi

- Pencarian dokumen mudah dilakukan

- Kegiatan manajemen, seperti pengaturan jadwal.

Penggunaan  teknologi baru biasanya menimbulkan  masalah  sosial, bagi pihak yang menyangsikan kegunaanya. Mereka takut  akan hilangnya kontak sosial diantara pekerja dengan kata lain komunikasi elektronik akan mengisolasi pekerja dari lingkup sosialnya.

Beberapa tata cara kerja yang telah dikembangkan di negara-negara maju.

Pengolahan Kata (Word Processing).

   Pemanfaatan Komputer untuk pengetikan masalah surat-surat,

   penjadwalan dll.

Surat elektronik.

   Pengiriman surat atau pesan secara elektronis,baik tulisan

   maupun gambar dengan beberapa cara penyampaian :

    1.  Melalui jalur komunikasi umum ( telepon,komputer,pos).

    2.  Dengan Facsimili.

    3.  Komputer yang terhubung dalam jaringan (LAN)

Konferensi Jarak Jauh.

   Konferensi melalui komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan 

   data, suara dan gambar.

Information Retrieval

   Pengambilan kembali informasi/data yang telah disimpan dalam

   komputer.

Kegiatan Manajemen.

  Kegiatan ini memanfaatkan komputer untuk mengingatkan para 

  pengelola tentang jadwal-jadwal penting,pengaturan jadwal

  proyek, jadwal penugasan, dll.

Dari  gambaran  kegiatan  diatas  beberapa  pimpinan   perusahaan mengkhwatirkan bahwa perubahan pola kerja menurut tata cara baru, akan menggangu produktivitas kerja pegawai. Adanya dana tambahan untuk mendidik karyawan dan perlu waktu tambahan untuk menyesuai­kan  diri dengan  sistem yang baru. Hal  ini disebabkan  ketidak mengertian para pimpinan tentang sistem tersebut.

Peran Komputer Pribadi di Perkantoran.

Banyaknya  komputer  pribadi di perkantoran membawa  dampak akan pentingnya pengolahan data dan nilai dari suatu informasi, karena sering kali  para karyawan mengolah langsung  informasi melalui komputer pribadi.  Ini menunjukkan  adanya demokratisasi dalam pengolahan informasi. 

ISYU ORGANISASI DAN SOSIAL

Pemanfaatan  komputer akan mengubah baik jenis  pekerjaan maupun tata cara penanganannya (struktur manajemen & karyawan). Kalau  kita melihat struktur SIM yang seperti Piramida akan terlihat kedudukan Manajemen tingkat menengah ada diantara pimpi­nan perusahaan dan para pekerja. Secara tradisional fungsi  manajemen tingkat  menengah adalah menerapkan  instruksi  pimpinan kepada  para pekerja. Sekarang ini dengan adanya otomasi  perkan­toran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah  berubah secara drastis.  Hal ini disebabkan karena pimpinan  perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer.

Sehingga terjadinya suatu perubahan di perusahaan, di antaranya:

  - Informasi mengalir secara langsung ke pimpinan puncak tanpa

     campur tangan tingkat menengah

  - Manajer tingkat menengah harus merubah pandangan dan tata

     cara kerja

  - Pola karir mengalami perubahan

  - Manajer tingkat atas memiliki tanggung jawab yang besar dan

     hanya sedikit bantuan dari manajer tingkat menengah.

·                   Implikasi Internet di Bidang Bisnis

Berita atau informasi manfaat IT dan Internet di bidang bisnis nampaknya sudah sedemikian banyak sehingga jika dituliskan akan menjadi sebuah buku. Perlu diingat bahwa IT dapat dijadikan produk atau dapat digunakan sebagai alat (tools). Jadi sebuah perusahaan dapat menghasilkan produk IT atau dapat menggunakan IT untuk menghasilkan produk atau layanannya. Untuk yang terakhir ini, IT dijadikan sebagai tools, bukan sebagai end product.

Adanya Internet mendobrak batasan ruang dan waktu. Sebuah perusahaan di Indonesia memiliki kesempatan yang sama untuk mengakses pasar Amerika dibandingkan dengan perusahaan di Eropa, atau bahkan dengan perusahaan di Amerika. Dahulu hal ini mungkin akan sulit dilakukan karena perusahaan lokal akan memiliki akses yang lebih mudah kepada pasar lokalnya. Perlu diingat, hal yang sebaliknya (perusahaan luar mengakses pasar Indonesia) dapat juga dilakukan dengan mudah. Jika hal ini tidak mendapat perhatian, maka pasar dalam negeri kita akan dijarah oleh perusahaan asing.

IT dan Internet dipercaya menjadi salah satu penopang ekonomi Amerika Serikat. Demikian percayanya mereka kepada hal ini sehingga pemerintah Amerika sangat bersungguh-sungguh untuk menjaga dominasi mereka dalam hal ini. Berbagai inisiatif dilaksanakan oleh pemerintah Amerika Serikat seperti dapat dilihat pada dokumen-dokumen yang dapat diperoleh di Web site mereka:

·         “Digital Economy 2000”

     (diperoleh dari  http://www.ecommerce.gov)

Ekonomi yang berbasis kepada IT dan Internet ini bahkan memiliki nama sendiri: New Digital Networked Economy. Dalam ekonomi baru ini banyak kaidah ekonomi lama (old economy) yang dijungkirbalikkan. Pasar modal seperti NASDAQ yang didominasi oleh saham perusahaan yang berbasis teknologi ramai diburu dan dimonitor oleh pelaku bisnis. Saham-saham perusahaan teknologi, terutama yang berbasis IT dan Internet, dicari-cari oleh orang meskipun perusahaan tersebut masih dalam keadaan merugi. Ini berbeda dengan kaidah old economy. Apakah ini sehat atau tidak, banyak sudah kajian tentang hal ini. Ada yang mengatakannya sebagai bubble economy [Lihat refrensi “Internet Bubble”]. Point yang ingin disampaikan adalah ini ekonomi baru yang mesti kita simak dan kaji dengan seksama.

Di dalam industri software telah terjadi sebuah perubahan filosofi. Source code program yang semula dijaga kerahasiaannya sekarang dibuka dan dapat dibaca oleh siapa saja. Bagaimana perusahaan bisa menjual produk softwarenya? Perubahan filosofi ini dituangkan dalam sebuah model yang disebut model “Bazaar” dengan implementasi yang disebut “open source”. Contoh keberhasilan pendekatan ini adalah adanya operating system Linux yang gratis dan perusahaan Redhat yang mengkomersialkan produk Linux tersebut. (Diskusi lengkap mengenai filosofi ini dapat dilihat pada buku Eric Raymond, pada bagian “bahan bacaan”.)

Hilangnya batasan ruang dan waktu dengan adanya Internet membuka peluang baru untuk melakukan pekerjaan dari jarak jauh. Istilah teleworker atau teleworking mulai muncul. Seorang pekerja dapat melakukan pekerjaannya dari rumah tanpa perlu pusing dengan masalah lalulintas.

Kesemua hal di atas menunjukkan adanya peluang-peluang baru di dalam bisnis dengan adanya IT dan Internet.

Di Indonesia ada berbagai inisiatif untuk menumbuhkan bisnis dan industri IT & Internet seperti program Nusantara 21, program Telematikan Indonesia, dan program Bandung High-Tech Valley (BHTV)[1]. Kesemuanya ini diharapkan dapat memacu Indonesia sehingga tidak tertinggal di dalam dunia IT dan Internet.

Tujuan teknologi jaringan komputer di dunia usaha adalah sebagai berikut :

1. Teknologi jaringan komputer akan membantu dan mempermudah kinerja pegawai, karena diharapkan dengan adanya teknologi tersebut pegawai dapat menyelesaikan tugasnya dengan cepat, mudah, dan dapat mengirim dan menerima file melalui jaringan komputer.

2. Teknologi jaringan komputer dapat meminimalkan biaya dan waktu. Dengan adanya teknologi tersebut pegawai tidak perlu berpindah tempat untuk mengirim dan menerima file dari komputer lain sehingga dapat menghemat waktu dan biaya.

3. Teknologi jaringan komputer akan memberikan dampak yang positif untuk pegawai selama dia tidak menyalahi peraturan yang ada, seperti hacker, cracker dll. Dipastikan dengan adanya teknologi jaringan komputer dapat memberi kecekatan dalam bekerja, dengan biaya dan waktu yang minimal, sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan nya yang lain.

Informasi dalam berbagai hal menjadi amat penting bagi semua bentuk perusahaan. Kegagalan suatu perusahaan untuk mencerna informasi akan berakibat kepada lemahnya daya saing perusahaan tersebut terhadap perusahaan lain yang sejenis. Kecepatan dunia usaha beradaptasi dengan teknologi komputer, khususnya di Amerika berjalan dengan sesuai dengan perkembangan komputer itu sendiri. Karena bagi pengusaha penggunaan komputer diharapkan dapat meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi kerja mereka.

Pada tahap awal mereka menggunakan komputer untuk data administrasi yang sarat dengan perhitungan angka seperti pembukuan untuk penerimaan dan pengeluaran, daftra gaji dan penagihan. Selain kemampuan komputer untuk mengolah data yang cukup besar juga membawa masalah baru seperti penyediaan tenaga ahli, pendidikan staf perusahaan serta resahnya sebagian dari personalia perusahaan akan terjadinya pemutusan kerja. Tetapi sedikit demi sedikit persoalan tersebut dapat diatasi. Para pengusaha berusaha untuk beradaptasi dengan komputer hingga akhirnya komputer mendapatkan tempatnya di dunia usaha.

Perkembangan Pengolahan Data

Pada akhir tahun enam puluhan, komputer telah banyak dipakai di perusahaan-perusahaan Amerika diantaranya untuk membantu menangani pengolahan data Administrasi Personalia, Pembukuan, Inventaris barang, Pembelian dan Penjualan, dan lain-lain.

Melihat aplikasi komputer pada bidang ini mengakibatkan para pengusaha melihat kesempatan yang lebih besar untuk meningkatkan pemanfaatan informasi. Kendali perusahaan menjadi lebih baik, dengan tersedianya data yang diperlukan.

Sejalan dengan perkembangan teknologi komputer, jenis aplikasi pengolahan data pun semakin meluas, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pengolahan Data Terdistribusi Keuntungannya :

a. Memungkinkan untuk dicapainya tujuan yang berbeda di antara unit-unit perusahaan.

b. Masing-masing pengelola dapat mengendalikan pengolahan data mereka, sesuai dengan kebutuhan lokal.

c. Menjamin tersedianya informasi yang beraneka ragam, untuk proses pengambilan keputusan para pengelola pada tingkat yang lebih tinggi.

Kerugiannya :

a. Sulitnya menjaga integritas data dalam SIM

b. Data terpusat menjadi kurang mutakhir, karena adanya pengolah lokal

c. Kesenjangan nilai data akan merugikan SIM secara keseluruhan Dasar pemikiran timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain : a. Banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip

dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan.

b. Para Sekretaris sangat sibuk dengan tugas administratifnya.

Hal-hal tersebut diatas ternyata dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Tanggapan mengenai masalah diatas adalah dengan memanfaatkan komputer untuk melakukan beberapa pekerjaan kantor. Diantaranya adalah masalah pengaturan arsip yang disimpan secara elektronis. Keuntungan arsip elektronik : - Mudah dikirim ke bagian-bagian yang membutuhkan, melalui jalur komunikasi - Pencarian dokumen mudah dilakukan

- Kegiatan manajemen, seperti pengaturan jadwal.

Penggunaan teknologi baru biasanya menimbulkan masalah sosial, bagi pihak yang menyangsikan kegunaanya. Mereka takut akan hilangnya kontak sosial diantara pekerja dengan kata lain komunikasi elektronik akan mengisolasi pekerja dari lingkup sosialnya. Beberapa tata cara kerja yang telah dikembangkan di negara-negara maju :

Pengolahan Kata (Word Processing). Pemanfaatan Komputer untuk pengetikan masalah surat-surat, penjadwalan dll.

Surat elektronik.

Pengiriman surat atau pesan secara elektronis,baik tulisan maupun gambar dengan beberapa cara penyampaian :

1. Melalui jalur komunikasi umum ( telepon,komputer,pos).

2. Dengan Facsimili.

3. Komputer yang terhubung dalam jaringan (LAN)

Konferensi Jarak Jauh.

Konferensi melalui komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan data, suara dan gambar.

Information Retrieval

Pengambilan kembali informasi/data yang telah disimpan dalam komputer.

Kegiatan Manajemen.

Kegiatan ini memanfaatkan komputer untuk mengingatkan para pengelola tentang jadwal-jadwal penting,pengaturan jadwal proyek, jadwal penugasan, dll.

Dari gambaran kegiatan diatas beberapa pimpinan perusahaan mengkhwatirkan bahwa perubahan pola kerja menurut tata cara baru, akan menggangu produktivitas kerja pegawai. Adanya dana tambahan untuk mendidik karyawan dan perlu waktu tambahan untuk menyesuai¬kan diri dengan sistem yang baru. Hal ini disebabkan ketidak mengertian para pimpinan tentang sistem tersebut. Banyaknya komputer pribadi di perkantoran membawa dampak akan pentingnya pengolahan data dan nilai dari suatu informasi, karena sering kali para karyawan mengolah langsung informasi melalui komputer pribadi. Ini menunjukkan adanya demokratisasi dalam pengolahan informasi.

    SIM adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

SIM menggunakan :

1.      Perangkat keras (hardware)

2.      Perangkat Lunak (software)

3.      Prosedur Pedoman

4.      Model manajemen dan keputusan

5.      Database

Laporan yang dihasilkan oleh SIM meliputi :

1.      Laporan Logistik

Laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan dan sebagainya.

2.      Laporan Ikhtisar

Laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi.

3.      Laporan Perkecualian

Laporan yang hanya muncul apabila terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh manajer pembelian memerlukan laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu.

Laporan ini hanya akan muncul apabila keadaan yang diminta sudah terpenuhi.

4.   Laporan Perbandingan

      Laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk perbandingan.

Namun terdapat beberapa kendala diantaranya :

-   Diperlukan Seorang ahli informasi yang bertanggung jawab  terhadap integritas data secara keseluruhan.

-    Informasi yang disimpan terus membengkak dan sifatnya

      kurang penting, akibatnya pengolahan informasi menjadi kritis.

-    Komputer menjadi lambat terhadap permintaan informasi.

     Pengolahan data terdistribusi :

               Keuntungan :

1.      Memungkinkan dicapainya tujuan berbeda di masing-masing unit

2.      Pengelola dapat mengontrol kebutuhan data

3.      Informasi beraneka ragam

               Kerugian :

1.      Sulit menjaga integritas data dalam SIM

2.      Arsip data pusat kurang muktahir

3.      Penyebaran informasi harus melalui birokrasi, kompetisi dan koordinasi

4.      Penggunaan sumber daya meningkat

         Sistem otomasi perkantoran atau terkadang disebut sistem informasi perkantoran (office information system atau OIS) adalah

” Sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari didalam perkantoran dan organisasi bisnis. ”

         Sistem ini menyediakan aneka ragam perangkat untuk pemrosesan informasi, seperti pengolah lembar kerja (spreadsheet), pengolah kata (word processor), pengolah grafik, aplikasi presentasi, pengaksesan basis data personal, surat elektronik (email), surat bersuara (voice mail) dan teleconference. Pengguna sistem ini pada prinsipnya adalah semua personil dalam organisasi, baik staf maupun yang masuk kategori level manajemen.

         Contoh pengguna perangkat-perangkat yang mendukung otomasi perkantoran :

1.      Pengolah lembar kerja digunakan menganalisa berbagai kemungkinan harga.

2.      Pengolah kata dipakai untuk membuat kontrak penjualan.

3.      Surat elektronik untuk memberikan deskripsi produk kepada calon pelanggan.

 4.     Video konferensi digunakan untuk melakukan pertemuan virtual jarak jauh untuk melakukan koordinasi sejumlah orang yang berada diberbagai tempat yang berjauhan. Dalam hal ini, wajah para anggota (member) dapat terlihat di monitor.

      Sistem ini sering kali dikatakan dapat mendukung kantor tanpa kertas (paperless office). Artinya, semua yang berbau dokumen kertas dapat dihilangkan.

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran :
a. Pengolah Kata (Word Processing)
b. Surat Elektronik (Electronic Mail)
c. Surat Bersuara (Voice Mail)
d. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
e. Konferensi Suara (Audio Conferencing)
f.  Konferensi Video (Video Conferencing)
g. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
h. Facsimile (FAX)
i.  Videotext
j.  Pencitraan (Imaging)
k. Desktop Publishing

---

[1] http://indonesia.elga.net.id/bhtv